Encoder le nouveau comité dans LionsBase
Chaque année, les comités des Clubs Lions doivent être adaptés dans LionsBase. Voici les fonctions nécessaires à la bonne marche d’un club:
- Président(e)
- Past président(e)
- 1er vice-président(e)
- Secrétaire
- Trésorier(e)
- GMT – responsable des effectifs = Global Membership Team
- GST – activités sociales du club = président(e) Global Service Team
- LCIF délégué de club
- Youth = responsable jeunesse (YAA,…)
- LionsBase master
Si ton club compte peu de membres, un membre peut exercer plusieurs fonctions mais dans tous les cas le minimum de fonctions à enregistrer sont :
- Président(e)
- Secrétaire
- Trésorier(e)
- GMT – responsable des effectifs = Global Membership Team
- GST – activités sociales du club = président(e) Global Service Team
Comment modifier le comité dans LionsBase
Ceci se fait dans la partie administrative de LionsBase (‘backend’) à laquelle tu as accès sur ton PC : http://lionsbase.lions.be
Les modifications doivent être encodées pour fin mai 2024 au plus tard.
Avant d’enregistrer les nouveaux membres du comité, assure-toi que:
- les données des membres soient à jour:
- Une adresse de résidence doit nécessairement être enregistrée dans le deuxième onglet de la fiche des membres concernés, en plus d’une adresse e-mail personnelle (les données sont protégées)
- Lorsque l’on met fin à une fonction d’un membre d’un club, il faut nécessairement enregistrer une date de fin à la fonction qu’il/elle détenait (membre actif – secrétaire – GMT – etc…)
- les informations liées au club soient en ordre:
- Adresse de réunion
- Coordonnées GPS
- E-mail de contact
Attention: pour tous les membres du comité qui quitteront leur fonction à la fin de l’année Lions 2023-2024, il faut introduire une date de fin pour la fonction dans l’onglet « Lions » de leur fiche individuelle, à savoir: 30/06/24
Va ensuite dans la ‘fiche’ des membres qui ont été élus ou désignés pour l’année 2024-2025, sélectionne la fonction qui convient et la bonne date de début et de fin de leur mandat: 01/07/24 – 30/06/25 (si c’est seulement pour cette année Lions)
L’accès à la partie administrative de LionsBase n’est donné qu’à 3 membres par club. Dans l’onglet « Accès » (dernier onglet dans la fiche individuelle), voici les accès à LionsBase qui sont donnés par défaut:
- Président :
- Gestion des événements
- Secrétaire :
- Gestion des données du club et des membres
- Gestion des événements
- Gestion des actions sociales
- LionsBase master :
- Gestion des données du club et des membres
- Gestion des événements
- Gestion des actions sociales
Il est possible de substituer un autre membre du club à l’une de ces fonctions pour l’accès à la partie administrative de LionsBase sur demande auprès du LionsBase master du district auquel tu appartiens.
