Functies – Club2018-08-26T23:05:37+00:00

Vanaf het Lionsjaar 2018-2019 krijgt de Clubvoorzitter een bijkomende functie : verantwoordelijke voor het GAT (Global Action Team).
Als dusdanig regelt hij de samenwerking tussen het GLT (Global Leadership Team = opleidingen) het GMT (Global Membership Team = de effectieven) het GST (Global Service Team = dienstbetoon) en de LCIF coordinator, zij maken de planning voor :

  • De opleiding van de verantwoordelijken
  • Het behoud en mogelijk versterken van de effectieven.
  • Uitbreiding van de « service » (sociale acties)

Hij werkt samen met de GAT van het district en met de andere clubvoorzitters.
Hij stelt de werkprogramma’s voor en stemt ze op elkaar af:

  • Organisatie van het dienstbetoon, fundraising of veldwerk voor de club, het district, het MD en het LCIF (diabetes of project in lijn met één van de 5 pijlers van het LCI)
  • Gift aan het LCIF
  • Deelname van de officials (en de leden) aan de opleidingen.
  • Stabilisatie van het ledenaantal en opstellen van een groeiplan.

Als uitvoerend directeur van de club zit hij de vergaderingen van zijn comité en club voor.

Hij benoemt de verantwoordelijken van de permanente en overige commissies waar hij dus automatisch lid van is.

Hij staat borg voor het eerbiedigen van de Statuten en/of het Huishoudelijk Reglement van de Club, conform de Internationale Statuten.
De voorzitter alleen heeft geen beslissingsrecht, de club is oppermachtig, het is aan de leden de beslissingen van het comité goed te keuren.

Hij werkt nauw samen met de clubsecretaris :

  • Kalender van de vergaderingen van het GAT, de club, de Adviesraad van de Gouverneur / de Zone en de machtsoverdracht
  • Dagordes
  • De deadline voor het verzenden van de convocaties en de verslagen in acht nemen.
  • Updaten van de Statuten en/of het Huishoudelijk Reglement.
  • Tijdig opsturen van de RME en de PU101 (lijst van de verkozen clubofficials)
  • Organisatie van de eventuele jaarlijkse gewone of buitengewone Algemene Vergadering van de VZW

Hij is verantwoordelijk voor de communicatie tussen zijn club, de zone en het district.
Hij werkt samen met de penningmeester en waakt over de financiële gezondheid van zijn club. Hij houdt toezicht op de rekeningen en de zesmaandelijkse betalingen zowel voor Oak Brook als voor het district.

De voorzitter is lid van de Adviesraad van de Gouverneur en als dusdanig :

  • controleert hij de evolutie van de projecten en werkprogramma’s beslist door de club en het werk van de commissies en deelt de resutaten mee aan alle clubleden en aan de voorzitter van de zone waar zijn club bij hoort
  • deelt hij tevens de resultaten mee van de acties van zijn club aan het MD via het formulier « Club Activities Report » (later via MyLion)
  • informeert de leden van de Adviesraad over de successen en de « best practices »

Hij motiveert zijn leden om deel te nemen aan :

  • de Overhandiging van Oorkondes
  • de gewone en buitengewone Algemene Vergaderingen van de VZW’s van het MD
  • de Conventies van het district, multi district en internationaal.

De voorzitter luistert naar zijn leden, hij versterkt hun zin voor dienstbetoon, waakt over hun welzijn en pakt eventuele conflicten aan.
Hebt u vragen, aarzel niet. Contacteer de coordinator GLT (glt@lions112c.org)

De door een Clubsecretaris uit te voeren taken van 1 juli tot en met 30 juni van zijn/haar ambtsjaar zijn:

  • Met de Voorzit(s)ter de kalender voor het komende jaar opstellen
  • Met de Voorzit(s)ter de agenda van de vergaderingen opstellen en die aan de leden minstens een week van te voren doorsturen, de notulen van de vergadering opnemen en die binnen vijf dagen aan de leden opsturen, de notulen worden tijdens de volgende vergadering goedgekeurd
  • De communicatie verzekeren tussen de Club, de Zone en het District
  • Samen met de Voorzit(s)ter de vergaderingen van de Adviesraad van de Gouverneur en de Zonevergaderingen bijwonen, er de gevraagde informatie binnenbrengen, en de vergadering organiseren waarvoor de Club zich kandidaat gesteld heeft
  • De Statuten (VZW) of de Interne Regeling (Feitelijke Vereniging) aanpassen
  • De gegevens van de Clubsleden in de Website van MD112 onderhouden (RME) voor de 24ste van de maand middernacht:
    Toegang via www.lionsinternational.be
    Login via ID+password (ID is het lidnummer van het MD112, in het geval dat het wachtwoord onbekend of vergeten is dan een nieuw bij het Nationaal Secretariaat op het adres Secretariat@lions.be aanvragen)
    Tabblad MD112 kiezen om een menu aan de linkerkant van het scherm te laten uitrollen
    Directory online kiezen
    Het eerste tabblad links, Clubs Office, kiezen
    RME bevestigen als er geen verandering aan te merken is, of Leden Aanpassen of Nieuwe Lid kiezen om wijzigingen aan te brengen + RME een paar dagen later bevestigen (zie punt 2 voor meer details)
  • Vraag de clubleden minstens één keer per jaar om de juistheid van hun informatie en hun toestemming om deze in de MD112-database te bewaren
  • De PU101 invullen met de nieuwe functies voor het komende jaar na de verkiezingen maar niet later dan 30 april (specifieke instructies zullen bezorgd worden)

De overdracht van de bevoegdheden op het einde van het jaar helpen organiseren door onder meer de informatie betreffende de gewenste erkenningen ter attentie van de Voorzit(s)ter te brengen en, indien noodzakelijk, de nieuwe Secretaris voor het komende jaar op te leiden
Het updaten van de RME in Club Office van de Directory on Line van het MD 112 en de bevestiging ervan.

Een nieuw lid inbrengen: ALLE gegevens zijn belangrijk en dienen ingevoerd te worden

  • In het geval van meerdere volwassen leden (al dan niet gehuwd) onder één dak levend, dient nauwlettend gezorgd worden voor een uniforme inbreng van het adres van al deze leden, teneinde bij facturatie de matching te verzekeren. Let wel, enkel het familiehoofd betaalt de volle bijdrage en de overige leden genieten van een vermindering
  • De geboortedatum is eveneens belangrijk daar de jonge leden ook een bijdragevermindering ontvangen.
  • Het emailadres dient correct te zijn daar de briefwisseling actueel via deze weg gebeurt. Kijk dus goed na of een punt al dan niet aanwezig dient te zijn, of het streepje hoog of laag dient te verschijnen en of de schrijfwijze van de naam juist is.
  • Een GSM-nummer kan nuttig zijn wanneer men wacht op een medelid voor een activiteit en deze niet komt opdagen
  • Indien in het verleden een lid ontslag heeft genomen bij een andere club, duidt dit dan aan evenals de naam van deze Club.
  • Vraag het lid de gegevens te controleren na inbreng van deze zodat je een fout nog kunt opsporen en corrigeren

Ledenadministratie: Door deze functie kun je de wijzigingen aanbrengen in de personalia zoals verhuis, adreswijziging van email, van telefoon, huwelijk of cohabitatie, enz. Hiermede kun je ook de registratie doen van de verschillende Lions-verantwoordelijkheden van het lid en ook van een eventuele Melvin Jones onderscheiding.

Leden Wijziging: Met deze functie ben je in staat het ledenstatuut te wijzigen zoals Verwijderd lid, Levenslang lidmaatschap, Erelid ,Bevoorrecht lid, Geassocieerd lid (wij zullen de definitie en de bijzondere voorwaarden van de diverse statuten vermelden in een volgende editie), evenals hoe een ontslag te registreren (normaal of geschrapt voor afwezigheid of betalingsachterstand) of een transfert (bij “is ontslagen”, “transferred in good standing” kiezen en nadien bij “transfer naar” de nieuwe Clubnaam inbrengen)..

Het beheer van de leden moet gebeuren in de loop van de maand waarin de Secretaris de inlichtingen ontvangt en ten laatste op de 22ste van de maand zodat de nationale Webmaster
de controle kan uitvoeren uiterlijk voor de avond van de 24ste. Op deze datum dient de RME bevestigd te worden.

Zelfs als er geen wijzigingen zijn aangebracht is het aangewezen dat de Secretaris een korte blik werpt op de gegevens in het systeem zoals (evenwel niet beperkend) de ledenlijst om zeker te zijn van de juistheid van deze laatste en de stand BEVESTIGT. Fouten bij de facturatie of bij de toekenning van een stemmingsrecht tijdens een Conventie komen voort uit het niet respecteren van deze regels. Vergeet het niet: correcties hebben alleen invloed naar de toekomst toe.
Hebt u vragen, aarzel niet. Contacteer de secretaris-generaal (secretary@lions112c.org)

Wat is de taak van de penningmeester van de club?

  • Samen met de nieuwe voorzitter, en voordat deze in functie treedt, het jaarbudget vastleggen (clubwerking en sociale acties)
  • Een aparte, eenvoudige boekhouding voeren (ontvangsten en uitgaven) voor de twee bankrekeningen van de club op basis van bewijsstukken (zie infra)
  • De facturen betalen van Oak Brook, van het district en het multidistrict, en elke andere factuur die goedgekeurd is door de voorzitter en/of het bestuur
  • De facturen voor de leden opstellen en versturen, elke maand met de maaltijden, of halfjaarlijks, naargelang het reglement van inwendige orde (RIO) of de statuten van de club. Aanmanen waar nodig en de achterstallen aan het bestuur voorleggen
  • De betaling uitvoeren aan de goede doelen, na onderzoek van de bewijsstukken
  • Elke maand een budgetvergelijking maken voor het bestuur en, bij afwijkingen, het bestuur onmiddellijk inlichten
  • Twee maal per jaar voor de club een budgetvergelijking opstellen en de financiële toestand toelichten
  • In het geval van een VZW de jaarlijkse belastingaangifte invullen
  • Indien de club BTW-plichtig is, zorgen voor de driemaandelijkse aangifte
  • Het jaarlijks rapport voor de accountant voorbereiden en alle bewijsstukken gereed houden
  • Het boekhoudkundig eindverslag opstellen voor de Gewone Algemene Vergadering en dit voorleggen voor stemming over décharge van de penningmeester en van het bestuur
  • Alle dossiers overdragen aan de opvolger

Hoe gebeurt dat ?

Het budget:

  • Voorbereiden in de loop van de maand maart en voorleggen vóór het einde van het Lions jaar
  • In het budget voor de clubwerking moeten opgenomen worden :
    • De inkomsten op basis van de bijdragen van het actuele ledenbestand (rekening gehouden met de verwachte evolutie)
    • De normale uitgaven op basis van de bijdragen aan het district, het multidistrict en Oak Brook, evenals de (interne) recurrente kosten van de vorige jaren
  • In het budget van de goede doelen moeten voorzien zijn :
    • De te verwachten inkomsten volgens de geplande acties voor fondsenwerving en op basis van de voorgaande jaren
    • Een inschatting van de giften en kosten in verband met de geplande sociale activiteiten

De financiële rekeningen:

  • Elke club moet minstens twee bankrekeningen hebben, één voor de normale werkingskosten en één specifiek voor de sociale werken
  • Dagelijkse werking/administratief:
    • Bijdragen van de leden
    • Andere inkomsten van de leden
    • Eventuele overdracht naar de werkingsrekening van een ontvangen gift buiten de fondsenwerving
  • Sociale werken/Goede doelen :
    • Deze fondsen mogen in geen geval gebruikt worden voor administratieve doeleinden
    • Al het geld ontvangen van het publiek (via evenementen, dotaties) moet uitsluitend besteed worden aan sociale acties of goede werken

De boekhouding:

  • Een fysiek grootboek of een Excel bestand of een boekhoudprogramma
  • Nummering van alle bewijsstukken en fysieke bewaring van alle stukken

Bewijsstukken:

  • De penningmeester betaalt de leveranciers en andere kosten op basis van de originele bewijsstukken en na goedkeuring door de voorzitter of door iemand die volgens de statuten van de club hiertoe bevoegd is
  • Hij schrijft een debet nota voor de bijdragen van de leden en voor eventuele kosten die dor de leden worden gedragen
  • De bankafschriften zijn, samen met de bewijsstukken en de debetnota’s, de basiselementen die goed bijgehouden moeten worden in de boekhouding van de club
  • De facturen van leveranciers, de uitgavenstaten in verband met acties voor fondsenwerving, de bankafschriften van inkomsten en uitgaven, met name de stortingen van de club aan haar sociale werken, vormen samen de bewijsstukken in de boekhouding van de clubwerking
  • Ongeacht de juridische vorm van de club, VZW of Feitelijke Vereniging, blijft de boekhouding van de clubwerking en die van de sociale werken gescheiden, binnen dezelfde juridische entiteit of zelfs bij twee verschillende (bv. een Feitelijke Vereniging voor de clubwerking en een VZW voor de activiteiten)

BTW :

  • In de praktijk brengt elke repetitieve fondsenwerving (éénmaal per jaar is voldoende) met zich mee dat iedereen (VZW of Feitelijke Vereniging) BTW-plichtig is, bij de Administratie aangegeven moet worden en BTW moet betalen op de gerealiseerde verkoop (fondsenwerving)

Facturatie van Oak Brook en District (inbegrepen Multidistrict) :

  • De facturatie is gebaseerd op de MMR (monthly membership report) van de maanden juni en december !
  • Voor de internationale bijdragen : Oak Brook stuurt twee maal per jaar een factuur, in juni en december, rechtstreeks aan de penningmeester van de club (via MyLCI te bekijken, maar ook met de post op papier
  • Elke andere betaling aan Oak Brook (voor geleverde spullen, giften aan LCIF of Melvin Joneses) wordt ook vermeld op het maandelijks overzicht
  • Op dit overzicht staat een bedrag in € (te betalen op de ING bankrekening); als de betaling niet gebeurt binnen één maand kan de wisselkoers het saldo in USD beïnvloeden, en dat saldo is de basis voor de aanmaningen van Oak Brook
    • Bijdrage voor een normaal lid: USD 21.50 per semester
    • Bijdrage familieleden en studenten: USD 10.75 per semester
    • Eénmalige bijdrage voor een nieuw lid: USD 35
    • Te storten op rekening BE35 3100 9846 9537 op naam van LCI
  • Voor de bijdragen aan het district en multidistrict : twee maal per jaar stuurt het district, per e-mail, een factuur aan de penningmeesters van de clubs::
    • Multiple District : 27,50 € per semester
    • District : 29,50 € per semester
    • Korting voor leden jonger dan 35 jaar of partners van leden in dezelfde club : 50 % op beide bijdragen
    • Te storten op rekening BE45 3101 0870 8289 op naam van District 112c

Andere betalingen :

Voor een Melvin Jones Fellowship :

  • Stort een bedrag van USD 1.000 aan LCILCIF (mag over verschillende jaren worden gespreid)
  • Betaling uitvoeren op rekening BE35 3100 9846 9537 van LCI

Voor een Life Time Membership :

  • Stort USD 650 op rekening BE35 3100 9846 9537 van LCI

Voor het werk van de Gouverneur :

  • Stort het vastgelegde bedrag op rekening BE58 3630 9420 0679 van District 112c

Voor de betaling van ‘supplies’of voor de borgstelling voor geleend materiaal :

  • Stort het nodige bedrag op rekening BE96 3631 0715 2405 van District 112c

Acces. (om praktische redenen zijn de screenshots in het Frans ; u kunt de procedure in het Engels volgen op de site)

MyLCI

  • Acces wijkt af van de normale Lions site
  • Acces via https://mylci.lionsclubs.org/
  • Als u MyLCI voor de eerste maal gebruikt kunt u uw login en paswoord initialiseren om het even wanneer na 30 april zodra u aangemeld bent als nieuwe clubpenningmeester
  • Eens ingelogd, check de uittreksels in het menu Mes Lions Clubs, Uittreksels/bijdragen (relevés, cotisations):
  • Download de faktuur in de lijst via Openen/Printen (Visualiser/Imprimer)

Als u een verschil opmerkt tussen de facturatie van Oak Brook en het verwachte bedrag raadpleeg de ledenlijst op de site

Indien, bvb, de rubrieken voor de partner er niet uitzien als hierna, is  Oak Brook niet op de hoogte van de familiekorting. 

Site LCI :

http://members.lionsclubs.org/FR/resources/finance/index.php

http://www.lionsclubs.org/resources/FR/pdfs/ebook/DA-CTEB.pdf

http://www.lionsclubs.org/resources/FR/ppt/club_treasurer_training.pptx

Hebt u vragen contacteer de Algemene Penningmeester :  treasurer@lions112c.org