Fonctions – Club2018-08-12T09:36:41+00:00

Il est l’officiel exécutif principal du club, préside aux réunions du conseil d’administration et celles du club, convoque les membres du club aux réunions ordinaires et extraordinaires, désigne les membres des commissions permanentes et des commissions spéciales du club, collabore avec les présidents de ces commissions à leur bon fonctionnement et veille à la rédaction des rapports, s’assure que les élections ont lieu dans les règles. En tant que président de club, vous mettrez en œuvre le plan de vos responsables de club en service, veillerez à la croissance de l’effectif et informerez la communauté des œuvres sociales menées par votre club.

Dans la zone dans laquelle est situé son club, il collabore avec la commission consultative, du Gouverneur de District dont il est membre de droit.

L’e-Book du président de club/premier vice-président vous permet d’accéder rapidement et logiquement aux informations dont vous avez besoin lorsque vous occupez l’un de ces postes à responsabilité.

Il est placé sous le contrôle et la direction du président et du Conseil d’Administration et assure la liaison entre le club et le District dans lequel se trouvent le club et l’Association. A cette fin, il doit :

  1. Faire parvenir régulièrement au Siège International de l’Association les rapports mensuels réguliers, ainsi que tous les rapports spéciaux, sur les imprimés fournis à cet effet par le Siège International, en y portant les renseignements demandés par le Conseil d’Administration de l’Association.
  2. Soumettre au Cabinet du Gouverneur de District les rapports dont il a besoin, y compris les photocopies des rapports périodiques d’effectifs et d’activités.
  3. Collaborer en tant que membre actif de la commission consultative du Gouverneur de District pour la zone dans laquelle le club est situé.
  4. Assurer la garde et la conservation des registres du club, y compris les procèsverbaux des réunions du club et du conseil, la liste des présences, les nominations aux commissions, les élections, les informations sur les effectifs, l’adresse et le numéro de téléphone des effectifs, les comptes des effectifs du club.
  5. En collaboration avec le trésorier, remettre chaque trimestre ou semestre, à chacun des membres du club, un relevé des cotisations et autres sommes dues au club, les encaisser et les remettre au Trésorier du club contre reçu.

Il/Elle doit :

  1. Recevoir toutes les sommes que lui remettra le secrétaire et d’autres personnes, et les déposer à la banque ou aux banques dont le choix a été recommandé par la commission des finances et approuvé par le conseil d’administration.
  2. Effectuer tous versements en paiement des engagements du club, uniquement sur ordre du conseil d’administration. Tous les chèques et les pièces comptables doivent être signés par le trésorier et contresignés par un officiel du club qui a été désigné par le Conseil d’Administration.
  3. Conserver en sa possession les dossiers généraux des recettes et déboursements du club.
  4. Préparer et soumettre mensuellement un rapport financier au conseil d’administration du club et semestriellement un rapport financier au Siège International de l’Association et aux membres du  club.
  5. Gère les comptes financiers du club en séparant clairement les fonds destinés au fonctionnement du club et ceux liés aux actions sociales.
  6. Tient une comptabilité distincte pour les oeuvres et le fonctionnement du club sur la base de pièces justificatives.
  7. Remet à son successeur  l’ensemble des dossiers et documents      comptables relatifs à son activité passée

Il/Elle convient de

Préparer les budgets et les présenter au club en début d’année.

  1. Budget de fonctionnement du club avec:
    • -les recettes prévisibles (cotisations des membres)
    • les frais de base prévisibles couvrant notamment les cotisations  OB,MD,District et frais internes au club (repas..)
  2. Budget Oeuvres comportant
    • une prévision des recettes potentielles (collecte de fonds, censures..)
    • une prévision des dons et des frais liés aux actions sociales envisagées
  3. Suivre les budgets et le réalisé; aviser le président et son comité des dépassements ou insuffisances; informer le club deux fois l’an sur son évolution.

Comptes Financiers

  • Les fonds pour l’administration du club et les activités doivent êtres gérés séparément au moyen de deux comptes (de préférence quatre, deux comptes courants et deux comptes termes).
  • Administration – fonds provenant des cotisations, amendes et autres revenus internes; une partie de ces fonds peut être virée vers le compte réservé aux oeuvres sociales.
  • Activités – fonds récoltés auprès du grand public. Les fonds déposés au compte d’activités ne peuvent pas être utilisés dans des buts administratifs. Tout l’argent donné par le grand public doit lui être rendu.

Comptabilisation distincte que ce soit en ASBL ou association de fait

Statutairement il faut comptabiliser de manière distincte les opérations relatives au fonctionnement du club et celles relatives à ses actions sociales:

  • soit via deux ensembles comptables distincts
  • soit via une forme de comptabilisation analytique permettant d’isoler chaque domaine

TVA

  • Il est généralement admis dans nos clubs que le caractère social de notre raison d’être et de nos activités exonèrent totalement un club de toute obligation fiscale ou tva.
  • En pratique, toute activité de récolte de fonds répétitive (à partir de 5 fois l’an suffit) impose à tous (asbls ou associations de fait) d’être identifiés auprès de la tva et de payer une tva sur les ventes (récoltes de fonds) effectuées.
  • Circulaire 2017/c/23 (article 44, §2, 12°du code TVA)

Cotisation semestrielle par membre (base de référence RME juin et décembrebase de référence RME juin et décembre)

  1. Facture envoyée en direct par OB:
    • 21.50 dollars US  et  10.75 dollars US pour les affiliations  familiales et les étudiants   (taux de change en bas de facture)
    • 25 dollars US pour tout nouveau membre (à partir du 01/07/2017 35 dollars US)
  2. Facture du district:
    • cotisation multi-district: 27.5€; réduction 50% pour -35 ans  ou conjoint lions
    • cotisation district: 29.5€; réduction 50% pour -35 ans ou conjoint lions

 Melvin Jones et membre à vie

  • Melvin Jones Fellow: 1000 US dollars
  • Membre à vie : 650 US dollars

à payer en direct sur le compte belge ING d’OB ou en direct aux US en suivant les instructions sur le site Lions international.

Le directeur de l’effectif sera le président de la commission chargée de l’effectif. Ses responsabilités sont les suivantes :

  1. Le développement d’un programme de croissance conçu spécialement pour le club et présenté au conseil d’administration pour son approbation.
  2. L’encouragement répété, aux réunions de club, du recrutement de nouveaux membres de valeur.
  3. La mise en application des bonnes procédures de recrutement et de maintien de l’effectif.
  4. La préparation et la réalisation des séances d’orientation.
  5. La présentation de rapports au conseil d’administration, sur les façons de réduire la perte des effectifs.
  6. La collaboration avec d’autres commissions pour la bonne exécution de ces tâches.
  7. Le service en tant que membre de la commission effectif au niveau de la zone.

Il accueille les membres du club aux réunions, ainsi que les invités qu’il présente au président ; il veille à ce que ces derniers occupent les places qui leur reviennent. Il a la charge et la responsabilité des objets et accessoires appartenant au club, y compris les drapeaux, fanions, cloche, marteau, livres de chant et insignes. Il les dispose aux endroits appropriés avant la séance et les range où il convient après qu’elle a pris fin. Il joue le rôle d’huissier lors des réunions, veille à ce que les présents soient aux places qui leur reviennent, distribue les bulletins, les récompenses et la documentation nécessaire pour les réunions du club et du conseil. Il veille particulièrement à ce que chaque nouveau membre soit placé auprès d’un groupe différent à chaque réunion, de sorte qu’il puisse plus facilement faire la connaissance des autres membres. En cas de présence de personnalités Lions ou non-Lions, il veille à ce que celles-ci soient placées dans l’ordre prescrit.

Le Responsable de Club pour le Service a pour mission de :

 Développer les plans d’action de pour rencontrer les buts qui s’adressent aux besoins de la communauté.
 Développer et diriger les réunions de comité pour élaborer et structurer le plan de service du club.
 Créer des passerelles pour la jeunesse ou les Leos pour qu’ils s’engagent avec le club dans une démarche de service.
 Assurer le reporting des activités de service du club vers le Lions Clubs International.
 Servir de personne-ressource du club pour ce qui concerne les besoins de la communauté, vis-à-vis des bonnes pratiques des autres clubs en terme de service, et vis-à-vis des initiatives prises par le Lions Clubs International et la LCIF.
 Encourager une participation de tous les membres aux projets du club, durant toute l’année.
 Collaborer  avec le Responsable des membres (GMT) pour promouvoir les opportunités d’accueillir des nouveaux membres durant les activités de service du club.
 Participer au Comité Consultatif du Gouverneur (réunion de zone) lorsque cela est souhaitable.

Il entretient l’harmonie, l’amitié, le dynamisme et l’enthousiasme au cours des réunions, grâce à des astuces et des jeux et aussi par des amendes judicieusement imposées aux membres du club. Aucune règle ne gouverne la manière dont il fixe les amendes ; aucune amende ne peut toutefois dépasser un montant fixé par le conseil d’administration du club et aucun membre ne peut s’en faire imposer plus de deux à la même séance. L’animateur ne peut être mis à l’amende sauf par vote unanime de tous les présents. Toutes les sommes encaissées par l’animateur sont immédiatement versées par lui au trésorier qui lui en donne reçu.

Les Ambassadeurs Lions, porteurs de messages, sont un moyen de renforcer le Lionisme au sein de leur District.

Constat partagé

Connaissances limitées au fonctionnement du club
Initiatives extérieures = charge / menace / indifférence

Conséquences

Lionisme International réduit au niveau du club local
Perte d’attractivité pour de potentiels membres
Désintérêt pour une fonction cadre

Caractéristiques d’un « bon » club :

Engagement social fort
Collecte de fonds adéquate
Nombre de membres actifs et formés
Bonne entente

Que devrait faire un bon club bien intégré dans l’association internationale ?

Promouvoir le Lionisme
Être solidaire de sa communauté locale, de son district et multiple district et de son association internationale
Encourager ses membres à devenir des dirigeants dans l’organisation du LCI

Comment y arriver ?

Par l’introduction, dans les clubs, du concept des Ambassadeurs Lions

Un Ambassadeur Lions

N’occupe pas une fonction officielle
C’est un Lion crédible, volontaire, désigné par son club, intéressé à suivre des sessions d’information
Un Ambassadeur Lions devient :Un point de contact dans le club pour les sujets  extra-muros
Un référant dans le club pour la connaissance de l’association, de ses statuts et règlements
Un promoteur actif du Lionisme dans son club et  au-delà