Les tâches dont un(e) Secrétaire de Club doit s’acquitter du 1er juillet au 30 juin pour l’année pour laquelle il/elle est désigné(e), sont :

  • Etablir avec le/la Président(e) le calendrier de l’année à venir
  • Etablir avec le/la Président(e) l’Ordre du Jour des réunions à communiquer aux membres au moins une semaine à l’avance et en faire le compte-rendu à faire parvenir aux membres endéans les cinq jours, il sera approuvé lors de la réunion qui suit
  • Assurer la Communication entre son Club, la Zone et le District
  • Assister aux côtés du/de la Président(e) aux réunions du CCG/Zone, y apporter les informations requises et organiser la réunion de Zone pour laquelle son Club s’est porté candidat
  • Mettre à jour les Statuts (ASBL) ou le Règlement d’Ordre Intérieur (Association de Fait)
  • Maintenir dans le Website du MD112 les informations relatives aux membres de son Club (RME) avant le 24 du mois à minuit :
    Accès via www.lionsinternational.be
    Login via ID+Password (l’ID est le numéro de membre auprès du MD112, en cas de Mot de Passe oublié ou inconnu envoyer un e-mail de demande d’un (nouveau) mot de passe au Secrétariat National à l’adresse Secretariat@lions.be)
    Choisir MD112 ce qui déroule un menu à gauche de l’écran
    Cliquer sur Directory Online
    Cliquer sur Clubs Office (le premier onglet en partant de la gauche)
    Cliquer sur Confirmation RME si aucun changement n’est à enregistrer ou Modif. Membre ou Nouveau Membre pour y exécuter les changements + confirmer le RME un jour ou deux après une modification
  • Vérifier les données des membres du Club et du Club dans le Website d’Oak Brook via mylci.lionsclubs.org car certaines données ne sont (n’ont) pas (été) transférées
    Accès par initiale du prénom et nom de famille (sans espace) ou numéro de membre auprès d’Oak Brook (différent de celui du MD)
    En cas de correction nécessaire identifiée, la communiquer au Secrétariat National à l’adresse Secretariata@lions.be
  • Contribuer à organiser la Passation de Pouvoirs en fin d’année en fournissant au Président entre autres, les informations concernant les récompenses à attribuer et former si nécessaire, le nouveau Secrétaire désigné pour l’année à venir.
  • Poser vos questions en priorité au Secrétariat du District à l’adresse ghislaine.estievenart@gmail.com ou par téléphone au 0476 81 04 71.