L’importance du Rapport Mensuel des Effectifs (RME) et de la vérification de l’information contenue dans MyLCI

Dans l’article paru en août et septembre dans le District News les différentes tâches à remplir par le Secrétaire de Club ont été listées.

Je souhaite revenir ce mois-ci plus particulièrement sur deux points très sensibles car lourds de conséquence.  Il s’agit de :

  1. la mise à jour du RME dans Club Office du Directory on Line du MD 112 et de sa confirmation.
  • Introduire un nouveau membre : toutes les informations sont importantes et doivent être introduites.
    • Dans le cas ou plusieurs membres adultes vivent sous le même toit, mariés ou non, il est important de s’assurer que l’adresse de ces membres soient rentrées de la même manière de façon à ce que le matching puisse se faire pour la facturation. En effet, seul le chef de famille paie la cotisation totale et les autres membres bénéficient d’une réduction.
    • La date de naissance a de l’importance aussi car les jeunes membres peuvent également bénéficier d’une réduction.
    • L’adresse e-mail doit être correcte car la correspondance se fait aujourd’hui par e-mail, vérifiez donc si point ou absence de point, tiret bas ou haut sont corrects ainsi que l’orthographe du nom.
    • Un numéro de Gsm peut s’avérer utile lorsque l’on attend un membre pour une activité et qu’il/elle n’est pas au rendez-vous.
    • Si le membre a démissionné d’un autre Club Lion dans le passé, indiquez-le ainsi que le nom du Club
    • Demandez au membre de vérifier ses données après que vous les avez introduites pour traquer toute erreur qui aurait pu se glisser.
  • Gestion membres : cette fonction permet d’opérer des changements dans les données d’identification du membre, tels que déménagement, changement d’adresse e-mail, numéro de téléphone, mariage ou cohabitation, etc. Ceci permet également d’enregistrer les différentes responsabilités assumées par le membre ou la distinction de Compagnon de Melvin Jones.
  • Modification membres : cette fonction permet de changer le statut d’un membre vers Membre éloigné, à vie, affilié, honoraire, privilégié, associé (nous donnerons la définition et les conditions particulières de ces différents statuts dans un prochain numéro), ainsi que d’acter une démission (en bon ordre ou licencié pour absence ou retard de paiement) ou un transfert (renseigner le nouveau Club).

 

La gestion des membres doit se faire au cours du mois pendant lequel le Secrétaire reçoit l’information et au plus tard le 22 du mois de façon à ce qu’ils soient contrôlés par le Webmaster national avant le 24 du mois au soir, date à laquelle il convient de CONFIRMER le RME.

Confirmer le RME, même lorsqu’il n’y a pas eu de changement au cours du mois, signifie aussi que le Secrétaire vérifie sommairement les données dans le système telles que, mais non limité à, la liste des membres afin de s’assurer qu’elle est correcte. Des erreurs de facturation ou d’attribution des droits de vote lors des Conventions découlent des manquements à cette règle. Sachez aussi que les corrections ne valent que pour le futur mais ne sont pas rétroactives.

 

  1. La vérification des données dans MyLCI: le Secrétaire du Club ne peut faire de changement dans ce système d’Oak Brook mais DOIT signaler les modifications nécessaires soit au Secrétariat National Secretariat@lions.be ou au Webmaster Webmaster@lions.be, qu’il s’agisse de données propres au Club (par exemple le lieu de réunion) ou des données des membres.  Bien sûr il peut être demandé aux membres de vérifier leurs données.